O que fazer com seus recibos

Um recibo comprova o que você comprou, quando, de quem e por quanto. O extrato bancário mostra que o dinheiro saiu da conta, mas não para quê. Guarde um recibo de cada despesa da empresa.

O Fynance ainda não armazena arquivos de recibos. Guarde-os em uma pasta na nuvem, como Google Drive, Dropbox ou OneDrive, e vincule-os às transações pela descrição, como mostrado abaixo.

O que guardar

• Recibos e notas de toda compra da empresa: software, anúncios, equipamentos, viagens, refeições, serviços.
• Invoices dos prestadores de serviço e freelancers que você pagou.
• Extratos bancários e de cartão (mensais).
• Contratos e acordos com clientes e fornecedores.
• Em viagens e refeições: o objetivo de negócio e quem participou.

Monte sua pasta de recibos

1. Crie uma pasta chamada Recibos no Google Drive (ou no armazenamento em nuvem que preferir).
2. Dentro dela, crie uma pasta por ano e uma por mês, por exemplo 2026 > 2026-10.
3. Dê a cada arquivo um nome com data, fornecedor e valor, por exemplo 2026-10-12 Apple 1800.00.pdf. Isso facilita a busca.
4. Encaminhe os recibos recebidos por e-mail ou salve-os em PDF direto na pasta do mês. Para recibos em papel, tire uma foto nítida com o celular na hora.

Vincule o recibo à transação no Fynance

1. Abra a transação em Transactions para ver Transaction Details.
2. Em Description, escreva uma nota curta sobre o que foi e onde está o recibo, por exemplo "Notebook novo para design. Recibo: Drive 2026-10".
3. Confirme a transação.

Por quanto tempo guardar

O IRS geralmente pede que você guarde os documentos que comprovam sua declaração por pelo menos 3 anos depois de entregá-la, e por mais tempo em algumas situações. Muitos contadores recomendam guardar tudo por 7 anos. Pergunte ao seu contador o que vale para a sua empresa.

Dê ao seu contador acesso de visualização à pasta de recibos. Junto com o acesso ao Fynance (veja Dando acesso ao seu contador), ele terá tudo o que precisa.