Qué hacer con tus recibos

Un recibo comprueba qué compraste, cuándo, a quién y por cuánto. Tu estado de cuenta muestra que el dinero salió, pero no para qué. Guarda un recibo de cada gasto de la empresa.

Fynance todavía no almacena archivos de recibos. Guárdalos en una carpeta en la nube, como Google Drive, Dropbox o OneDrive, y vincúlalos a tus transacciones con la descripción, como se explica abajo.

Qué guardar

• Recibos y facturas de cada compra de la empresa: software, anuncios, equipos, viajes, comidas, servicios.
• Facturas de los contratistas y freelancers que pagaste.
• Estados de cuenta del banco y de la tarjeta (mensuales).
• Contratos y acuerdos con clientes y proveedores.
• En viajes y comidas: el propósito de negocio y quién participó.

Arma tu carpeta de recibos

1. Crea una carpeta llamada Recibos en Google Drive (o en el almacenamiento en la nube que prefieras).
2. Dentro, crea una carpeta por año y una por mes, por ejemplo 2026 > 2026-10.
3. Nombra cada archivo con fecha, proveedor y monto, por ejemplo 2026-10-12 Apple 1800.00.pdf. Así es fácil buscarlo.
4. Reenvía los recibos que llegan por correo o guárdalos en PDF directamente en la carpeta del mes. Para recibos en papel, toma una foto clara con el celular en el momento.

Vincula el recibo a la transacción en Fynance

1. Abre la transacción en Transactions para ver Transaction Details.
2. En Description, agrega una nota corta sobre qué fue y dónde está el recibo, por ejemplo "Laptop nueva para diseño. Recibo: Drive 2026-10".
3. Confirma la transacción.

Cuánto tiempo guardarlos

El IRS generalmente pide conservar los documentos que respaldan tu declaración por al menos 3 años después de presentarla, y por más tiempo en algunos casos. Muchos contadores recomiendan guardar todo por 7 años. Pregúntale a tu contador qué aplica a tu empresa.

Dale a tu contador acceso de lectura a la carpeta de recibos. Junto con el acceso a Fynance (ver Dar acceso a tu contador), tendrá todo lo que necesita.