Base de efectivo
Fynance lleva tu contabilidad en base de efectivo. Entiende qué significa, para quién funciona bien y en qué se diferencia de la base devengada.
Fynance lleva tu contabilidad en base de efectivo (cash basis): los ingresos se registran cuando el dinero entra en tu cuenta y los gastos cuando el dinero sale. Fynance no lleva cuentas por cobrar (Accounts Receivable, lo que tus clientes te deben), cuentas por pagar (Accounts Payable, facturas que aún no pagaste) ni inventario.
Base de efectivo vs. base devengada
| Base de efectivo (Fynance) | Base devengada (accrual) | |
|---|---|---|
| El ingreso se registra | Cuando el cliente te paga | Cuando emites la invoice o entregas el trabajo |
| El gasto se registra | Cuando pagas | Cuando recibes la factura o usas el servicio |
| Invoices de clientes sin pagar (cuentas por cobrar) | Fuera de la contabilidad hasta el pago | Se llevan como activo |
| Facturas sin pagar (cuentas por pagar) | Fuera de la contabilidad hasta el pago | Se llevan como pasivo |
| Inventario | No se lleva | Se lleva como activo; el costo se registra al vender el producto |
| Ideal para | Pequeños negocios de servicios que quieren una contabilidad simple y clara | Empresas más grandes, con inventario o con inversionistas |
Un ejemplo simple
Envías una invoice de US$ 5.000 el 20 de diciembre, y el cliente paga el 10 de enero.
- Base de efectivo: US$ 5.000 de ingreso en enero, cuando llega el dinero.
- Base devengada: US$ 5.000 de ingreso en diciembre, cuando emitiste la invoice.
Para quién funciona bien la base de efectivo
- Freelancers, consultores, agencias, creadores de contenido y otros negocios de servicios.
- Negocios que cobran en el momento de la venta o cerca de él, por ejemplo con Stripe, tarjeta o pago por adelantado.
- Pequeñas empresas sin inventario.
- Emprendedores que quieren una contabilidad que refleje sus cuentas bancarias y sea fácil de entender.
En EE. UU., la mayoría de las pequeñas empresas puede usar el método de efectivo para sus impuestos. Las empresas más grandes, por encima del límite de ingresos brutos del IRS, y algunos tipos de empresa deben usar la base devengada.
Cuándo puede convenir la base devengada
- Vendes productos físicos y mantienes inventario.
- Das plazos largos de pago a tus clientes, o tienes muchas invoices o facturas pendientes al cierre del año.
- Inversionistas, bancos o auditores piden estados financieros en base devengada (GAAP).
- Tu empresa supera el límite del IRS para el método de efectivo.
Si alguno de estos casos aplica a ti, habla con tu contador antes de usar Fynance como tu contabilidad principal.
Qué significa esto en Fynance
- Invoices: una invoice enviada cuenta como ingreso solo cuando el pago llega a tu banco o a Stripe. Awaiting payment y Overdue en la página Invoices sirven para hacer seguimiento; no están en tus reportes.
- Facturas por pagar: registra los gastos cuando los pagas. No hay una lista de facturas pendientes.
- Productos para reventa: las compras se registran como gasto cuando las pagas, por ejemplo como Cost of Goods Sold. El stock disponible no se lleva.
- Saldos iniciales: no incluyas cuentas por cobrar, cuentas por pagar ni inventario (ver Saldos iniciales).
- Reportes: tu Profit & Loss y tu Balance Sheet están en base de efectivo. Avísale a tu contador cuando los compartas.
¿No sabes qué método usa tu empresa para los impuestos? Revisa la declaración del año pasado o pregúntale a tu contador. Cambiar de método entre años puede requerir aprobación del IRS.
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