Regime de caixa
O Fynance mantém sua contabilidade no regime de caixa. Entenda o que isso significa, para quem funciona bem e a diferença para o regime de competência.
O Fynance mantém sua contabilidade no regime de caixa (cash basis): a receita é registrada quando o dinheiro entra na sua conta, e a despesa quando o dinheiro sai. O Fynance não controla contas a receber (Accounts Receivable, valores que clientes devem a você), contas a pagar (Accounts Payable, contas que você ainda não pagou) nem estoque (inventory).
Regime de caixa x regime de competência
| Regime de caixa (Fynance) | Regime de competência (accrual) | |
|---|---|---|
| A receita é registrada | Quando o cliente paga | Quando você emite a invoice ou entrega o trabalho |
| A despesa é registrada | Quando você paga | Quando você recebe a cobrança ou usa o serviço |
| Invoices de clientes não pagas (contas a receber) | Fora da contabilidade até o pagamento | Controladas como ativo |
| Contas não pagas (contas a pagar) | Fora da contabilidade até o pagamento | Controladas como passivo |
| Estoque | Não controlado | Controlado como ativo; o custo entra quando o produto é vendido |
| Ideal para | Pequenas empresas de serviços que querem uma contabilidade simples e clara | Empresas maiores, com estoque ou com investidores |
Um exemplo simples
Você envia uma invoice de US$ 5.000 em 20 de dezembro, e o cliente paga em 10 de janeiro.
- Regime de caixa: US$ 5.000 de receita em janeiro, quando o dinheiro entra.
- Regime de competência: US$ 5.000 de receita em dezembro, quando você emitiu a invoice.
Para quem o regime de caixa funciona bem
- Freelancers, consultores, agências, criadores de conteúdo e outras empresas de serviços.
- Negócios que recebem no momento da venda ou perto dele, por exemplo pelo Stripe, cartão ou pagamento antecipado.
- Pequenas empresas sem estoque.
- Empreendedores que querem uma contabilidade que reflita as contas bancárias e seja fácil de entender.
Nos EUA, a maioria das pequenas empresas pode usar o regime de caixa nos impostos. Empresas maiores, acima do limite de faturamento do IRS, e alguns tipos de empresa precisam usar o regime de competência.
Quando o regime de competência pode ser melhor
- Você vende produtos físicos e mantém estoque.
- Você dá prazos longos de pagamento aos clientes, ou tem muitas invoices ou contas em aberto no fim do ano.
- Investidores, bancos ou auditores pedem demonstrativos em regime de competência (GAAP).
- Sua empresa está acima do limite do IRS para o regime de caixa.
Se algum desses casos se aplica a você, converse com seu contador antes de usar o Fynance como sua contabilidade principal.
O que isso significa no Fynance
- Invoices: uma invoice enviada só vira receita quando o pagamento chega no banco ou no Stripe. Awaiting payment e Overdue na página Invoices servem para acompanhar as cobranças; não entram nos relatórios.
- Contas a pagar: registre as despesas quando pagá-las. Não há lista de contas em aberto.
- Produtos para revenda: as compras são registradas como despesa quando você paga, por exemplo como Cost of Goods Sold. O estoque em mãos não é controlado.
- Saldos iniciais: não inclua contas a receber, contas a pagar nem estoque (veja Saldos iniciais).
- Relatórios: seu Profit & Loss e seu Balance Sheet são em regime de caixa. Avise seu contador quando compartilhá-los.
Não sabe qual regime sua empresa usa nos impostos? Veja a declaração do ano passado ou pergunte ao seu contador. Mudar de regime entre anos pode exigir aprovação do IRS.
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