Pagando prestadores de serviço
Como categorizar pagamentos a prestadores e quais formulários pedir a prestadores dos EUA e internacionais.
Prestadores de serviço e freelancers costumam ser um dos maiores custos de um pequeno negócio digital. Registrá-los corretamente desde o início facilita muito o fechamento do ano.
Categorize o pagamento
- Abra o pagamento em Transactions.
- Defina o Contact com o nome do prestador (não a plataforma de pagamento, como Wise ou Deel). Assim você vê quanto pagou a cada pessoa.
- Escolha a Category:
- US Based Contractors para pessoas ou empresas nos EUA.
- International Contractors para pessoas ou empresas fora dos EUA.
- Clique em Confirm.
Peça o formulário certo antes do primeiro pagamento
- Prestadores nos EUA: peça o Form W-9. Ele traz o nome legal e o número de identificação fiscal.
- Prestadores internacionais que trabalham fora dos EUA: peça o Form W-8BEN a pessoas físicas (empresas usam o Form W-8BEN-E). Ele confirma que não são contribuintes americanos.
Guarde os formulários em uma pasta segura, junto com as invoices do prestador (veja O que fazer com seus recibos).
No fim do ano: Form 1099-NEC
As empresas normalmente precisam enviar o Form 1099-NEC a cada prestador americano que recebeu acima do limite do IRS no ano, e entregá-lo ao IRS até 31 de janeiro. O limite era de US$ 600 até 2025 e passou a ser de US$ 2.000 para pagamentos feitos a partir de 2026. Prestadores fora dos EUA que enviaram o W-8BEN geralmente não recebem 1099.
Use o filtro de Contact em Transactions para ver o total pago a cada prestador no ano e compartilhe com seu contador.
Este artigo traz informações gerais, não orientação tributária. Seu contador confirma quais formulários sua empresa precisa entregar.
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